Mengapa Siswa Perlu Belajar Menulis Surat atau Pesan Formal?

Kemampuan Menulis Formal Masih Dibutuhkan

Di tengah kebiasaan berkomunikasi melalui pesan singkat dan media sosial, kemampuan menulis surat atau pesan formal tetap menjadi keterampilan yang penting bagi siswa karena tidak semua komunikasi dapat disampaikan menggunakan bahasa santai.

Siswa mungkin suatu hari perlu mengirim pesan kepada guru, membuat surat izin, menulis permohonan kegiatan, menghubungi pihak sekolah, membuat surat undangan, atau menyampaikan informasi kepada organisasi tertentu sehingga mereka perlu mengetahui perbedaan antara bahasa percakapan sehari-hari dengan bahasa yang lebih sopan dan terstruktur.

Kemampuan tersebut tidak hanya berkaitan dengan penggunaan kata yang terlihat resmi, tetapi juga mencakup cara menyampaikan maksud secara jelas, memilih sapaan yang tepat, memperhatikan konteks, serta menghargai orang yang menerima pesan.

Mengapa Bahasa Formal Berbeda dengan Bahasa Sehari-hari?

Ketika berbicara dengan teman dekat, siswa mungkin terbiasa menggunakan singkatan, bahasa gaul, atau kalimat yang sangat pendek karena hubungan yang sudah akrab membuat komunikasi terasa lebih santai.

Namun, pola tersebut belum tentu cocok ketika siswa sedang berkomunikasi dengan guru, kepala sekolah, pihak organisasi, atau orang lain yang belum mereka kenal dengan baik karena konteks hubungan membutuhkan tingkat kesopanan dan kejelasan yang berbeda.

Pembelajaran menulis formal dapat membantu siswa memahami bahwa kemampuan berkomunikasi bukan hanya tentang apa yang ingin disampaikan, tetapi juga bagaimana pesan tersebut disampaikan agar maksudnya dapat diterima dengan baik.

Mengenal Struktur Surat Formal

Salah satu cara mengenalkan penulisan formal adalah melalui surat karena siswa dapat mempelajari struktur komunikasi secara lebih teratur.

Beberapa bagian yang dapat diperkenalkan antara lain:

• Tempat dan tanggal penulisan.
• Tujuan atau alamat penerima.
• Salam pembuka.
• Paragraf pembuka.
• Isi surat.
• Paragraf penutup.
• Salam penutup.
• Nama dan identitas pengirim.

Struktur tersebut dapat disesuaikan dengan jenis surat yang dibuat karena surat pribadi, surat izin, surat permohonan, dan surat resmi organisasi tidak selalu memiliki format yang sama.

Belajar Menyampaikan Maksud Secara Jelas

Menulis pesan formal mengajarkan siswa untuk langsung memahami apa yang sebenarnya ingin mereka sampaikan sebelum mulai mengetik atau menulis.

Misalnya, ketika seorang siswa ingin meminta izin tidak mengikuti kegiatan sekolah, ia perlu menyebutkan identitas yang diperlukan, alasan secara jelas, waktu ketidakhadiran, serta permohonan izin dengan bahasa yang sopan sehingga penerima tidak perlu menebak-nebak maksud pesan tersebut.

Kebiasaan menyusun informasi secara teratur dapat membantu siswa dalam berbagai situasi karena pesan yang jelas akan lebih mudah dipahami dibandingkan tulisan yang terlalu panjang tetapi tidak memiliki tujuan yang terlihat.

Mengapa Sopan Santun dalam Pesan Penting?

Sebuah pesan mungkin memiliki informasi yang benar, tetapi cara penyampaiannya tetap dapat membuat penerima merasa kurang dihargai apabila menggunakan kata-kata yang terlalu singkat, memerintah, atau tidak memperhatikan konteks.

Siswa dapat diajarkan bahwa penggunaan salam, sapaan yang tepat, permohonan dengan bahasa yang baik, dan ucapan terima kasih bukan sekadar formalitas, tetapi bagian dari etika komunikasi.

Contohnya, kalimat “Bu, saya izin tidak masuk karena sakit” dapat dikembangkan menjadi pesan yang lebih lengkap dengan salam, identitas, informasi mengenai alasan ketidakhadiran, dan penutup yang sopan sehingga guru mendapatkan informasi yang dibutuhkan tanpa harus bertanya kembali.

Menulis Pesan kepada Guru dengan Etika yang Tepat

Komunikasi antara siswa dan guru melalui aplikasi pesan menjadi hal yang semakin umum sehingga siswa perlu mengetahui kebiasaan dasar ketika mengirim pesan kepada guru.

Beberapa hal yang dapat dibiasakan antara lain:

• Mengirim pesan pada waktu yang wajar.
• Menggunakan salam pembuka.
• Memperkenalkan nama dan kelas jika diperlukan.
• Menjelaskan tujuan pesan secara langsung.
• Menggunakan bahasa yang sopan.
• Menghindari terlalu banyak singkatan.
• Tidak mengirim pesan berulang kali tanpa alasan.
• Mengucapkan terima kasih setelah mendapatkan bantuan.

Kebiasaan tersebut dapat membuat komunikasi lebih nyaman bagi kedua pihak sekaligus menjadi latihan etika yang akan berguna ketika siswa berkomunikasi dalam lingkungan pendidikan maupun pekerjaan di masa depan.

Belajar Menulis Surat Izin

Surat izin merupakan salah satu contoh komunikasi formal yang cukup dekat dengan kehidupan siswa sehingga dapat digunakan sebagai latihan praktis.

Guru dapat memberikan beberapa skenario kepada siswa, misalnya izin tidak masuk sekolah karena alasan tertentu, izin mengikuti kegiatan keluarga, atau permohonan izin untuk mengikuti kegiatan di luar sekolah.

Dari latihan tersebut, siswa belajar bahwa surat izin tidak perlu menggunakan kalimat yang berlebihan, tetapi harus memberikan informasi penting secara jelas dan tetap menggunakan bahasa yang sopan.

Menulis Surat untuk Kegiatan Organisasi

Siswa yang mengikuti organisasi atau ekstrakurikuler juga dapat memperoleh manfaat langsung dari kemampuan menulis formal karena kegiatan sekolah terkadang membutuhkan surat undangan, surat permohonan fasilitas, surat pemberitahuan, atau surat kerja sama.

Dalam prosesnya, siswa dapat belajar bahwa komunikasi organisasi membutuhkan informasi yang lebih terstruktur karena sebuah surat dapat dibaca oleh pihak yang tidak terlibat langsung dalam proses penyusunannya.

Keterampilan tersebut sekaligus dapat menjadi latihan administrasi sederhana yang bermanfaat bagi siswa yang aktif dalam OSIS, klub sekolah, kepanitiaan, maupun kegiatan lainnya.

Melatih Ketelitian Sebelum Mengirim Pesan

Menulis pesan formal juga dapat mengajarkan siswa untuk membiasakan diri melakukan pemeriksaan ulang sebelum menekan tombol kirim.

Siswa dapat memeriksa apakah nama penerima sudah benar, informasi yang disampaikan sudah lengkap, terdapat kesalahan penulisan, waktu atau tanggal sudah tepat, serta apakah kalimat yang digunakan dapat menimbulkan salah pengertian.

Kebiasaan melakukan pengecekan tersebut sangat penting dalam komunikasi digital karena pesan yang sudah terkirim tidak selalu dapat ditarik kembali, sementara kesalahan kecil dalam nama, tanggal, atau informasi dapat menimbulkan masalah yang sebenarnya dapat dihindari.

Bahasa Formal Tidak Harus Terlalu Kaku

Salah satu kesalahpahaman dalam mengajarkan komunikasi formal adalah anggapan bahwa tulisan yang sopan harus selalu menggunakan kalimat yang sangat panjang dan rumit.

Padahal, tulisan formal yang baik justru dapat menggunakan kalimat sederhana selama struktur dan pilihan katanya sesuai dengan konteks.

Siswa perlu memahami bahwa tujuan bahasa formal adalah membuat komunikasi menjadi jelas, sopan, dan sesuai situasi, bukan membuat tulisan terlihat sulit atau menggunakan sebanyak mungkin kata yang terdengar resmi.

Latihan Bisa Dibuat Seperti Situasi Nyata

Agar pembelajaran tidak terasa seperti sekadar menyalin contoh surat, guru dapat membuat simulasi berdasarkan situasi yang mungkin benar-benar dialami siswa.

Misalnya, siswa diminta membuat pesan kepada guru untuk meminta informasi mengenai jadwal kegiatan, menulis surat permohonan penggunaan ruangan, membuat undangan rapat organisasi, atau mengirim ucapan terima kasih kepada narasumber kegiatan sekolah.

Setelah selesai, siswa dapat saling bertukar tulisan untuk memberikan masukan mengenai kejelasan informasi, kesopanan bahasa, dan kelengkapan struktur sehingga mereka belajar bahwa tulisan dapat diperbaiki setelah mendapatkan sudut pandang dari orang lain.

Kemampuan Ini Berguna Setelah Lulus Sekolah

Kemampuan menulis formal akan semakin sering digunakan ketika seseorang memasuki pendidikan tinggi atau dunia kerja karena komunikasi tidak selalu dilakukan melalui percakapan santai.

Mahasiswa perlu berkomunikasi dengan dosen, organisasi kampus, maupun lembaga tertentu, sementara seseorang yang memasuki dunia kerja mungkin harus mengirim email, membuat surat permohonan, menyusun laporan, atau berkomunikasi dengan klien dan rekan kerja.

Dengan mengenalkan keterampilan tersebut sejak sekolah, siswa memiliki waktu yang cukup untuk membangun kebiasaan komunikasi yang baik tanpa harus mempelajarinya secara terburu-buru ketika menghadapi kebutuhan yang lebih serius.

Menulis Formal Juga Melatih Sikap Profesional

Pada akhirnya, kemampuan menulis surat atau pesan formal bukan hanya mengenai tata bahasa, tetapi juga mencerminkan cara seseorang menghargai komunikasi dan orang yang menerima pesan tersebut.

Siswa belajar bahwa setiap komunikasi memiliki konteks, sehingga mereka perlu menyesuaikan bahasa, struktur, panjang pesan, dan tingkat kesopanan dengan siapa mereka berbicara serta tujuan yang ingin dicapai.

Kebiasaan sederhana seperti memberi salam, memperkenalkan diri, menyampaikan tujuan dengan jelas, memeriksa tulisan sebelum dikirim, dan mengucapkan terima kasih dapat menjadi bekal penting bagi siswa untuk membangun komunikasi yang lebih bertanggung jawab, baik selama berada di sekolah maupun ketika memasuki lingkungan pendidikan dan kehidupan profesional di masa depan.