Bagaimana Cara Mengatasi Perbedaan Ejaan Nama Siswa SD Al Ma’soem pada NISN dan Ijazah TK?

Pengelolaan administrasi kesiswaan digital di Sekolah Dasar Al Ma’soem senantiasa mengedepankan ketertiban, keakuratan, serta kesepadanan data. Sekolah dasar unggulan yang berlokasi di wilayah Jatinangor ini mengintegrasikan seluruh basis data peserta didik secara langsung dengan Data Pokok Pendidikan (Dapodik) Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemdikbudristek).

Dalam alur pendataan siswa baru maupun mutasi, salah satu kendala teknis administrasi yang kerap dijumpai oleh orang tua murid adalah adanya perbedaan ejaan nama siswa (typo) antara pangkalan Data Pokok Pendidikan berbasis Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) dengan dokumen fisik Ijazah Taman Kanak-Kanak (TK) atau Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD).

Perbedaan ejaan huruf walau hanya satu karakterm seperti penulisan “Muhammad” pada Ijazah TK yang tercatat “Muhamad” di portal NISN, atau penggunaan tanda petik dan spasi yang tidak konsisten dapat menyebabkan status data kesiswaan berstatus residuo (bermasalah). Kondisi ini berpotensi menghambat penerbitan e-Rapor, pendaftaran uji kompetensi, hingga pembuatan kartu pelajar terpadu.

Lantas, bagaimana cara dan prosedur tepat untuk mengatasi perbedaan ejaan nama siswa Sekolah Dasar Al Ma’soem pada NISN dan Ijazah TK secara tuntas?

1. Memahami Dokumen Acuan Utama (Rujukan Induk) Data Kesiswaan

Langkah awal paling krusial dalam menyelesaikan perbedaan ejaan nama adalah menentukan dokumen mana yang menjadi rujukan induk (ground truth).

Sesuai dengan regulasi tata kelola data kesiswaan nasional Kemdikbudristek dan Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil), dokumen hukum tertinggi yang dijadikan rujukan utama penetapan ejaan nama, tempat lahir, tanggal lahir, dan nama ibu kandung adalah Akta Kelahiran resmi dan Kartu Keluarga (KK) terbaru berbasis NIK 16 digit.

• Kondisi A: Jika ejaan nama pada Ijazah TK sesuai dengan Akta Kelahiran, tetapi data di sistem NISN/Dapodik salah, maka data NISN yang wajib diperbaiki melalui alur pemutakhiran data kementerian.

• Kondisi B: Jika ejaan nama pada portal NISN sudah sesuai dengan Akta Kelahiran, namun Ijazah TK yang mengalami kesalahan pengetikan huruf, maka data NISN tidak perlu diubah. Pihak sekolah asal TK cukup menerbitkan Surat Keterangan Kesalahan Penulisan Ijazah sebagai pendamping dokumen resmi.

2. Tahapan Praktis Memperbaiki Ejaan Nama pada Portal NISN

Apabila data ejaan nama pada pangkalan NISN terbukti salah dan tidak sesuai dengan Akta Kelahiran serta Kartu Keluarga terbaru, perbaikan data dilakukan melalui prosedur Verifikasi dan Validasi Peserta Didik (Verval PD) di Sekolah Dasar Al Ma’soem dengan alur sebagai berikut:

Langkah 1: Menyiapkan Dokumen Fisik Otentik

Orang tua murid menyiapkan salinan dokumen kependudukan resmi yang sah dan jelas keterbacaannya:

• Salinan Akta Kelahiran anak.

• Salinan Kartu Keluarga (KK) terbaru yang memuat NIK 16 digit anak.

• Salinan Ijazah TK / Surat Keterangan Lulus (SKL) dari sekolah asal.

• Salinan Lembar Bukti NISN awal.

Langkah 2: Menyerahkan Berkas ke Tim Tata Usaha SD Al Ma’soem

Orang tua murid membawa dokumen otentik tersebut ke bagian Tata Usaha Sekolah Dasar Al Ma’soem untuk dilakukan verifikasi silang oleh tim administrasi kesiswaan.

Langkah 3: Pengunggahan Dokumen via Portal Verval PD

Operator Dapodik Sekolah Dasar Al Ma’soem mengunggah pindaian (scan) Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga resmi ke sistem Verifikasi dan Validasi Peserta Didik (Verval PD) kementerian.

Langkah 4: Validasi dan Persetujuan Dinas Pendidikan

Petugas verifikator kementerian dan dinas pendidikan setempat memeriksa pindaian berkas otentik tersebut. Setelah dicocokkan dengan basis data kependudukan nasional, status perbaikan nama akan disetujui (approved) dan ejaan nama pada NISN otomatis berstatus padan 100 persen.

3. Implikasi Kevalidan Data NISN Terhadap Fasilitas Siswa SD Al Ma’soem

Menyelesaikan perbedaan ejaan nama hingga terverifikasi padan sangat penting untuk menjamin seluruh hak belajar dan fasilitas peserta didik di Sekolah Dasar Al Ma’soem dapat diakses secara maksimal:

• Integrasi e-Rapor Kurikulum Merdeka: Seluruh nilai capaian pembelajaran, evaluasi karakter Islami, serta penilaian Projek Penguatan Profil Pelajar Pancasila (P5) tersimpan secara sah pada peladen kementerian berbasis NISN yang padan.

• Penerbitan Kartu Pelajar Terpadu: Ejaan nama yang valid dan NIK yang padan dijadikan dasar utama penerbitan kartu pelajar terpadu yang berfungsi sebagai alat presensi harian otomatis, peminjaman buku di perpustakaan digital, serta layanan di Klinik Kesehatan sekolah.

• Akses Pembelajaran Interaktif Smart TV: Akun kesiswaan berbasis NISN dihubungkan ke platform perangkat lunak pembelajaran interaktif di ruang kelas Smart TV dan unit komputer di Laboratorium Komputer.

• Keikutsertaan Asesmen Nasional (ANBK): Penarikan data calon peserta ujian evaluasi mutu Asesmen Nasional Berbasis Komputer (ANBK) ditarik dari basis data NISN yang aktif dan padan tanpa hambatan status residuo.

• Pencatatan Portofolio Prestasi di SIMT: Prestasi siswa pada program pengayaan Sains Club dan Math Club, maupun ekstrakurikuler unggulan seperti Tahfidz Al-Qur’an, English Club, Futsal, Taekwondo, Panahan, dan Robotik diunggah ke Sistem Informasi Manajemen Talenta (SIMT) Kemdikbudristek berbasis NISN yang terverifikasi.

Pendampingan Tuntas oleh Tim SD Al Ma’soem

Untuk membantu para orang tua murid agar tidak mengalami kendala teknis administrasi, Tim Tata Usaha dan Operator Dapodik Sekolah Dasar Al Ma’soem menyediakan alur pendampingan yang sigap dan ramah:

1. Pemeriksaan Silang Berkas Awal: Meneliti kesepadanan huruf demi huruf antara Akta Kelahiran, KK, Ijazah TK, dan lembar NISN sejak pertama kali berkas diterima.

2. Pengawalan Perbaikan Data: Memantau secara berkala proses persetujuan perbaikan data di portal Verval PD hingga status residuo berubah menjadi terverifikasi padan 100 persen.

3. Pengusulan NISN Baru: Bagi siswa lulusan prasekolah non-formal yang belum memiliki nomor identitas kesiswaan, operator sekolah memproses pengusulan penerbitan NISN baru berbasis NIK kependudukan 16 digit.

Perbedaan ejaan nama siswa Sekolah Dasar Al Ma’soem pada NISN dan Ijazah TK dapat diatasi dengan menjadikan Akta Kelahiran dan Kartu Keluarga terbaru sebagai rujukan hukum utama. Melalui koordinasi yang baik antara orang tua murid dan tim operator sekolah dalam melakukan perbaikan data di portal Verval PD, kesepadanan data kesiswaan dapat tercapai secara akurat dan tuntas.