Mengapa Tugas yang Kita Kira Bisa Selesai 30 Menit Ternyata Bisa Menghabiskan Waktu Berjam-jam?

Pernah merasa sebuah tugas seharusnya bisa selesai dalam waktu singkat, tetapi ketika mulai dikerjakan ternyata waktunya sudah berjalan jauh lebih lama? Membuat presentasi yang awalnya diperkirakan selesai satu jam bisa berubah menjadi beberapa jam. Membaca satu bab buku yang diperkirakan hanya membutuhkan waktu 30 menit ternyata belum selesai setelah lebih dari satu jam.

Situasi seperti ini cukup umum dialami siswa. Masalahnya tidak selalu karena siswa malas atau tidak mampu mengerjakan tugas. Salah satu penyebabnya adalah manusia sering kurang akurat dalam memperkirakan berapa lama sebuah pekerjaan akan selesai.

Kemampuan memperkirakan waktu ternyata juga merupakan bagian dari keterampilan belajar. Ketika siswa dapat membuat perkiraan yang lebih realistis, mereka dapat menyusun jadwal, menentukan kapan harus mulai, dan menghindari kebiasaan mengerjakan semuanya mendekati batas waktu.

Mengapa Kita Sering Meremehkan Waktu yang Dibutuhkan?

Ketika melihat sebuah tugas, perhatian biasanya langsung tertuju pada pekerjaan utamanya. Misalnya, guru memberikan tugas membuat presentasi mengenai suatu topik.

Siswa mungkin berpikir, “Tinggal mencari informasi, membuat slide, lalu selesai.”

Padahal, pekerjaan tersebut memiliki banyak langkah kecil. Siswa harus mencari sumber, membaca informasi, memilih bagian yang relevan, menyusun isi, menentukan urutan pembahasan, membuat tampilan, memeriksa kesalahan, dan mungkin melakukan latihan presentasi.

Ketika semua langkah tersebut tidak diperhitungkan, perkiraan waktu menjadi terlalu pendek.

Inilah salah satu alasan mengapa tugas yang terlihat sederhana dari luar dapat membutuhkan waktu jauh lebih lama ketika benar-benar dikerjakan.

Kita Sering Mengingat Rencana, Bukan Hambatan

Saat membuat jadwal, seseorang cenderung membayangkan proses yang berjalan lancar. Misalnya, siswa memperkirakan bahwa mencari informasi hanya membutuhkan 20 menit karena ia sudah tahu kata kunci yang ingin dicari.

Namun, ketika mulai mencari, ternyata sumber pertama tidak sesuai. Sumber kedua terlalu panjang. Sumber ketiga menggunakan istilah yang sulit dipahami. Akhirnya, waktu yang direncanakan untuk mencari informasi menjadi lebih panjang.

Hal serupa dapat terjadi pada hampir semua jenis tugas.

Komputer tiba-tiba bermasalah, file belum tersimpan, anggota kelompok belum membalas pesan, buku yang dibutuhkan tidak tersedia, atau siswa membutuhkan waktu lebih lama untuk memahami materi.

Hambatan kecil seperti ini mungkin tidak terlihat ketika membuat rencana, tetapi jika muncul berkali-kali, total waktunya dapat menjadi cukup besar.

Mengapa Tugas yang Belum Pernah Dikerjakan Lebih Sulit Diperkirakan?

Memperkirakan waktu untuk pekerjaan yang sudah sering dilakukan biasanya lebih mudah dibandingkan pekerjaan yang benar-benar baru.

Siswa yang sudah terbiasa membuat makalah mungkin memiliki gambaran mengenai berapa lama prosesnya. Sebaliknya, siswa yang baru pertama kali membuat makalah dapat kesulitan menentukan apakah satu malam cukup atau justru membutuhkan beberapa hari.

Kurangnya pengalaman membuat perkiraan menjadi lebih banyak berdasarkan dugaan.

Karena itu, kesalahan memperkirakan waktu tidak selalu berarti seseorang tidak pandai mengatur waktu. Bisa jadi ia memang belum memiliki cukup pengalaman untuk mengetahui bagian mana yang biasanya memerlukan waktu lebih panjang.

Pengalaman dari tugas sebelumnya kemudian dapat menjadi bahan untuk membuat perkiraan yang lebih realistis pada tugas berikutnya.

Mengapa Kita Sering Menganggap Besok Akan Lebih Mudah?

Ada kecenderungan untuk membayangkan bahwa kondisi di masa depan akan lebih ideal daripada kondisi saat ini.

Seorang siswa mungkin berpikir, “Nanti malam pasti lebih fokus,” atau “Besok pulang sekolah masih punya banyak waktu.”

Masalahnya, waktu di masa depan juga akan diisi oleh berbagai kegiatan lain. Ada pekerjaan rumah, kegiatan sekolah, perjalanan, waktu istirahat, kebutuhan keluarga, atau tugas lain yang sebelumnya tidak diperhitungkan.

Akibatnya, waktu yang terlihat kosong di kalender belum tentu benar-benar dapat digunakan seluruhnya untuk belajar.

Perencanaan yang baik perlu memperhitungkan kenyataan bahwa energi, perhatian, dan waktu seseorang memiliki batas.

Cara Sederhana Membuat Perkiraan Waktu yang Lebih Realistis

Siswa tidak harus menggunakan sistem manajemen waktu yang rumit. Salah satu cara yang dapat dilakukan adalah memecah tugas menjadi beberapa bagian.

Misalnya, daripada menulis:

“Mengerjakan tugas sejarah — 2 jam.”

Siswa dapat membuat rincian:

• Mencari sumber: 30 menit.
• Membaca dan mencatat informasi: 45 menit.
• Menyusun jawaban: 45 menit.
• Memeriksa kembali: 20 menit.

Dengan cara tersebut, siswa dapat melihat pekerjaan secara lebih nyata. Jika salah satu bagian ternyata membutuhkan waktu lebih lama, bagian tersebut juga dapat dievaluasi untuk perencanaan berikutnya.

Tips & Trik: Gunakan Catatan Waktu Nyata

Salah satu cara menarik untuk mengetahui apakah perkiraan kita realistis adalah mencatat waktu sebenarnya.

Selama beberapa tugas, siswa dapat menuliskan perkiraan sebelum mulai dan waktu yang benar-benar digunakan setelah selesai.

Misalnya:

Perkiraan: 45 menit
Waktu sebenarnya: 75 menit

Jika pola tersebut terjadi berkali-kali, siswa mendapatkan informasi bahwa dirinya mungkin memang membutuhkan waktu lebih panjang untuk jenis tugas tertentu.

Data sederhana ini jauh lebih berguna daripada sekadar mengatakan, “Saya memang lama kalau mengerjakan tugas.”

Siswa dapat mengetahui bagian mana yang paling banyak memakan waktu dan kemudian memperbaiki perencanaannya.

Mengapa Menambahkan Waktu Cadangan Itu Penting?

Rencana yang terlalu padat tidak memberikan ruang ketika sesuatu berjalan tidak sesuai perkiraan.

Misalnya, seorang siswa membuat jadwal belajar dari pukul 16.00 sampai 18.00 tanpa jeda. Jika satu tugas terlambat selesai 20 menit, seluruh jadwal setelahnya ikut bergeser.

Karena itu, waktu cadangan dapat menjadi bagian dari perencanaan.

Waktu cadangan bukan berarti sengaja bermalas-malasan. Fungsinya adalah memberikan ruang terhadap hal-hal yang tidak dapat diprediksi secara tepat.

Terutama untuk tugas besar, memberikan tambahan waktu dapat membantu siswa menghindari situasi ketika pekerjaan harus diselesaikan terburu-buru.

Apakah Bekerja Lebih Cepat Selalu Lebih Baik?

Tidak selalu.

Siswa mungkin merasa produktif ketika dapat menyelesaikan tugas dengan cepat. Namun, jika kecepatan membuat pekerjaan menjadi kurang teliti, waktu yang dihemat di awal dapat terpakai kembali ketika harus memperbaiki kesalahan.

Contohnya, siswa menyelesaikan tugas lebih cepat karena tidak membaca instruksi dengan teliti. Setelah dikumpulkan, ternyata ada bagian yang belum dikerjakan.

Dalam situasi seperti ini, masalahnya bukan kurang cepat, melainkan perkiraan proses yang kurang tepat.

Produktivitas bukan hanya soal seberapa cepat sebuah pekerjaan selesai, tetapi juga apakah pekerjaan tersebut selesai dengan kualitas yang sesuai dengan tujuannya.

Pengalaman Membantu Perkiraan Menjadi Lebih Akurat

Perkiraan waktu tidak harus langsung sempurna. Justru, siswa dapat memperbaikinya berdasarkan pengalaman.

Jika tugas membaca biasanya membutuhkan waktu lebih lama daripada perkiraan, jadwal berikutnya dapat disesuaikan. Jika tugas kelompok sering membutuhkan waktu tambahan karena harus menunggu anggota lain, faktor tersebut dapat dimasukkan ke dalam perencanaan.

Lama-kelamaan, siswa memiliki semacam “database pribadi” mengenai kebiasaan belajarnya sendiri.

Ia mulai mengetahui kapan dirinya biasanya fokus, jenis tugas apa yang membutuhkan waktu panjang, pekerjaan apa yang sering tertunda, dan bagian mana yang sebaiknya dikerjakan lebih awal.

Pengetahuan tersebut dapat membantu siswa membuat rencana yang lebih sesuai dengan kondisi nyata, bukan hanya berdasarkan harapan.

Sekolah Dapat Mengajarkan Perencanaan dari Tugas Nyata

Kemampuan memperkirakan waktu dapat dilatih melalui kegiatan sekolah sehari-hari. Guru dapat meminta siswa membuat rencana sederhana sebelum mengerjakan proyek, kemudian membandingkannya dengan waktu yang benar-benar digunakan.

Dalam tugas kelompok, misalnya, siswa dapat menentukan tahapan pekerjaan, membagi waktu, dan mencatat hambatan yang muncul selama proses.

Kegiatan seperti ini mengajarkan bahwa perencanaan bukan sekadar membuat jadwal yang terlihat rapi. Perencanaan juga membutuhkan kemampuan memperkirakan, mengevaluasi, dan menyesuaikan diri berdasarkan pengalaman.

Baik siswa di sekolah umum maupun dalam lingkungan pendidikan seperti Yayasan Al Ma’soem Bandung, keterampilan tersebut dapat menjadi bagian dari pembelajaran yang membantu anak semakin mengenali cara kerjanya sendiri.

Belajar Mengatur Waktu Berarti Belajar Mengenali Diri Sendiri

Pada akhirnya, mengatur waktu bukan hanya persoalan membuat daftar kegiatan sebanyak mungkin.

Siswa perlu memahami bahwa setiap pekerjaan memiliki karakter yang berbeda. Ada tugas yang cepat diselesaikan, ada yang membutuhkan konsentrasi panjang, ada yang bergantung pada orang lain, dan ada pula yang membutuhkan beberapa kali revisi.

Semakin sering siswa membandingkan antara rencana dan kenyataan, semakin banyak informasi yang mereka miliki tentang kebiasaan belajarnya sendiri.

Dari sana, mereka dapat belajar membuat perkiraan yang lebih realistis, memberikan waktu cadangan, memecah pekerjaan menjadi beberapa tahap, dan menentukan kapan sebuah tugas sebaiknya mulai dikerjakan.

Sebab, salah satu bentuk manajemen waktu yang baik bukanlah mampu membuat jadwal yang sempurna, melainkan mampu membuat rencana yang cukup realistis untuk benar-benar dijalankan.